A Segurança da Informação na contabilidade é fundamental para preservar dados importantes que são trabalhados no dia a dia: informações financeiras, documentos contábeis, contratos, históricos de comunicação, demonstrações contábeis, entre outras. Além disso, é importante que os sistemas de segurança garantam que as informações sejam autênticas. Nesse cenário, a Segurança da Informação se tornou um dos principais fatores que determinam a confiabilidade e credibilidade das empresas de contabilidade.
Além disso, ao investir em recursos de segurança com tecnologia de ponta, você torna a rotina do escritório mais dinâmica, produtiva e, acima de tudo, mantém os dados do escritório e dos seus clientes protegidos. Afinal, os dados são o patrimônio mais valioso das empresas, que precisam ser protegidos a todo custo, até porque essas informações são agora regidas por leis rigorosas, como a LGPD.
Neste artigo, vamos abordar a importância da Segurança da Informação e da proteção de dados no setor de Contabilidade.
A importância da Segurança da Informação
Em um cenário cada vez mais digital, conectado e remoto, a Segurança da Informação é fundamental para as empresas de contabilidade. Isso porque os ataques cibernéticos tem se tornado cada vez mais frequentes e complexos nos últimos anos. Estudo do Ponemon Institute aponta que 63% das pequenas empresas enfrentaram vazamentos de informações, e 52% desses ataques tiveram os dados dos clientes como alvos.
A Segurança da Informação garante a prevenção de ataques, perdas e danos em sistemas, redes, servidores e dispositivos. Ela se baseia em três pilares:
- Confidencialidade: Limita o acesso à informação somente às entidades autorizadas pelo proprietário;
- Integridade: Garante que a informação gerenciada mantenha as características originais dadas pelo proprietário. Além disso, também auxilia no controle de mudanças e de todo o ciclo de vida da informação;
- Disponibilidade: Assegura a acessibilidade da informação exclusivamente para os usuários autorizados pelo proprietário.
- Não repúdio: trata-se da atribuição de responsabilidades a cada usuário que acessa as informações – identificando os responsáveis por cada modificação nos dados.
Como manter os dados contábeis em segurança
Para manter a Segurança da Informação, é necessário primeiro compreender quais são as vulnerabilidades dos dados. Conhecendo os pontos fracos, fica muito mais fácil saber quais problemas devem ser atacados. Entre os problemas mais comuns encontrados em escritórios e departamentos contábeis, podemos destacar:
Deficiências na infraestrutura e nos softwares utilizados
Departamentos contábeis que não possuem bons sistemas de trabalho ou computadores modernos correm o risco de sofrer com problemas que comprometam as informações que transitam dentro da empresa.
Vulnerabilidade na comunicação
A forma como acontece a comunicação entre os colaboradores do escritório de contabilidade e os clientes pode comprometer a segurança da informação. A transmissão de dados por meios inadequados facilita o acesso de invasores ou hackers para cometerem crimes.
Problemas de armazenamento
Outro problema muito comum relacionado à Segurança da Informação diz respeito ao armazenamento dos dados, afinal, a área contábil conta com um conjunto muito grande de informações que precisam ser armazenadas adequadamente para manter a segurança tributária das empresas.
O uso de um software específico para gerenciar os documentos eletrônicos possibilita o armazenamento de todas as informações de maneira muito mais segura.
Privacidade
A privacidade e a proteção dos dados são o ponto de partida para os elementos da Segurança de Informação. Esses cuidados garantem o sigilo das informações fiscais, tributárias e contábeis que transitam entre os diversos departamentos das empresas.
Proteção de acesso
Outro elemento é a garantia de que as informações contábeis, fiscais e tributárias serão disponibilizadas para os clientes da mesma forma que foram salvas no sistema. A proteção adequada de acesso aos dados evita que ocorram violações ou modificações nas informações. Para isso, é importante que os dados estejam disponíveis para acesso somente de usuários cadastrados e autorizados.
Treinamento de funcionários
O treinamento é essencial para aumentar a conscientização entre os colaboradores, alinhar as políticas de segurança das empresas e aumentar a proteção contra as ameaças. Considere realizar mais treinamentos para garantir que todos estejam atualizados sobre as tecnologias e estratégias mais recentes de segurança de seus dados. Afinal, cerca de 85% de todos os incidentes de cibersegurança envolvem um elemento de erro humano, segundo um levantamento da Verizon. Uma boa política de segurança da informação entre os setores também é fundamental para qualquer empresa.
Soluções de segurança recomendadas para o setor de contabilidade
A tecnologia trouxe diversos recursos para aumentar a segurança e garantir a integridade de dados fiscais e contábeis. Para conseguir atacar os problemas que possam causar prejuízo à segurança da informação, é essencial conhecer e saber a aplicabilidade dos mecanismos de segurança disponíveis no mercado.
Conheça alguns recursos tecnológicos disponíveis nessa área:
Assinatura digital
Muitos documentos contábeis já são usados somente em formato digital. Portanto, a assinatura digital é indispensável para aumentar a segurança. Essa tecnologia funciona como uma assinatura de próprio punho, mas vale apenas para o universo digital. A assinatura digital confirma que o documento foi verificado e o remetente realmente é, de fato, quem diz ser.
A aplicação dessa tecnologia garante a integridade dos dados e a validade das modificações realizadas. Afinal, ela usa a criptografia para garantir a integridade, segurança e autenticidade dos documentos, validando transações e contratos.
Notarização de arquivos
Permite que os clientes notifiquem arquivos de qualquer tipo por meio de um console da Web ou API, gerando um certificado que fornece provas publicamente verificáveis de data / hora, integridade e autenticidade.
Criptografia
Esse processo de cifragem converte dados em um formato que torna impossível que terceiros consigam decifrá-lo. Desse modo, a criptografia aumenta a proteção dos dados sensíveis e documentos confidenciais e evita o acesso indevido a informações sigilosas guardadas no ambiente de rede das empresas.
Backup
Para manter as cópias de segurança em dia, as empresas também devem priorizar o backup. Esse recurso pode salvar o seu escritório em caso de pane no servidor, ataque cibernético ou vazamento de dados. O ideal é manter cópias de segurança em locais diferentes, tanto na nuvem quanto em dispositivos físicos.
VPN
Para que os colaboradores tenham mais segurança ao navegar na internet e se comuniquem entre si, é importante que os seus computadores tenham acesso aos recursos internos da sua empresa de maneira segura. Para isso, é recomendável utilizar uma VPN (virtual private network).
Com essa tecnologia, a sua conexão de internet é criptografada entre seu dispositivo e o servidor ao qual você está conectado. Assim, caso algum cibercriminoso intercepte o fluxo dos seus dados, tudo que ele conseguirá acessar será um código ilegível.
Ferramentas de segurança
Utilize softwares de segurança como antivírus, firewall, EDR e duplo fator de autenticação. Essas soluções de segurança reduzem o risco de exploração de vulnerabilidades internas e externas.
Para encontrar a proteção mais adequada para a sua empresa, é importante contar com a ajuda de um serviço qualificado e especializado em Segurança da Informação. Uma consultoria de TI pode fornecer serviços gerenciados de proteção de dados a pequenas e médias empresas, juntamente com um projeto de implementação e configuração desses recursos. Desse modo, garante-se o sucesso da instalação e utilização posterior dessas soluções, com Segurança da Informação de alto nível e valores acessíveis e mensais.
